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Systemgastro 2.0: Digitalisierung als Chance und Wettbewerbsvorteil

korrekte Abwicklung innergemeinschaftlicher Lieferungen
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Die Systemgastronomie, die auf effizienten Abläufe angewiesen ist, sieht sich seit einigen Jahren mit wachsenden Herausforderungen aufgrund von Personalmangel und veränderten Ansprüchen der Konsumenten konfrontiert. Der sog. „Gastro-Effekt“ wird mittlerweile sogar außerhalb er Gastronomie als Bezeichnung für das Phänomen des Branchenwechsels von Arbeitskräften im Verlauf der Coronajahre genutzt. Gleichzeitig führte die Pandemie jedoch auch zu einem Digitalisierungsschub, der der Systemgastronomie Wege und Mittel an die Hand gegeben hat, um Personalengpässen und weiteren Problemen innovativ zu begegnen.

Die Pandemie als Innovationstreiber

Die Covid-19-Pandemie, das alltägliche Leben in vielen Bereichen und Branchen auf den Kopf gestellt und die Systemgastronomie stellt da keine Ausnahme dar. Die offiziellen Auflagen und die allgemeine Unsicherheit bei den Kunden haben dazu geführt, dass Gastronomiebetriebe sich rasch anpassen mussten. In dieser Hinsicht wurden die Coronajahre im Hinblick auf die Digitalisierung zu einer starken Triebfeder. So haben Restaurants ihre etablierten Bestell- und Liefermodelle überdacht und verstärkt in digitale Lösungen investiert, um den Kunden eine sichere und zugleich bequeme Möglichkeit zur Belieferung mit den hauseigenen Spezialitäten zu bieten. Die Systemgastronomie ist bereits davor als gutes Beispiel vorangegangen und hat recht früh das Potenzial digitaler Tools und Prozesse erkannt und diese in das eigene Geschäftsmodell integriert – durch den Einsatz von Bestell-Apps, Touch-Displays für beschleunigte Bestellvorgängen vor Ort und smarten Managementlösungen.

Warum die Systemgastronomie auf Digitaltechnologien setzt

Da kontaktlose Bestellvorgänge oft digital ablaufen, lassen sich die erhobenen Daten für umfassende Analyseverfahren nutzen. Auf diesem Weg erhalten Gastrounternehmen Einsicht in die Präferenzen der Kunden und können so fortlaufend den Komfort und Service verbessern. Selbst personalisierte Angebote, die in der standardisierten Organisationsstruktur früher nicht vorgesehen waren, sind so realisierbar. Weil die Systemgastronomie auf qualifizierte und engagierte Mitarbeiter angewiesen ist, hat der Gastro-Effekt sie besonders hart getroffen. Der anhaltende Personalmangel stellt die gesamte Branche deshalb vor eine große Herausforderung. Doch auch hier könnte die Digitalisierung Abhilfe schaffen. Zwar sind voll automatisierte Küchenkräfte heute noch reine Science-Fiction, doch KI und Automatisierung spielen in der Verwaltung von Restaurants bereits eine größer werdende Rolle. Viele simple und sich wiederholende Aufgaben aus der Buchhaltung, dem Einkauf und auch dem Marketing können zunehmend von smarter Software übernommen werden.

Weniger Abfall und umweltfreundlichere Logistik

Das Bestellmanagement und die Lagerverwaltung werden durch digitale Technologien präziser, weshalb die Digitalisierung dazu beiträgt, Abfälle und den Ressourcenverbrauch in der Systemgastronomie zu reduzieren. Der Bedarf an gewissen Tagen und sogar zu bestimmten Uhrzeiten lässt sich dank zuverlässiger Prognosen aus gesammelten Daten deutlich präziser vorhersagen, als dies noch vor wenigen Jahren der Fall war. Daher müssen deutlich weniger überfällige Lebensmittel aus den Lagerbeständen entsorgt werden. Darüber hinaus ermöglicht eine intelligente Lagerhaltung den kurzfristigen Bezug hochwertiger Lebensmittel aus regionalem Anbau. Auch, dass durch Fehlkalkulationen zu viele Produkte zubereitet werden und im Warmhalteschrank verbleiben, lässt sich in der smart organisierten Systemgastronomie vermeiden. Ebenfalls offenbart der Umstieg auf digitale Prozesse Nachhaltigkeitspotenziale in der Logistik. Beispielsweise lassen sich Lieferungen so zügiger und effizienter organisieren, wodurch in der Lieferkette wertvolle Ressourcen eingespart werden.

Wettbewerbsvorteile durch digitale Strategien

Dank digitaler Marketingstrategien der Systemgastronomie die Möglichkeit, sich von Mitbewerbern abzuheben und Kunden ganz gezielt anzusprechen. Oft helfen dabei Daten von Kunden und Benutzern digitaler Dienste oder Bestellservices. Interessante Angebote lassen sich so personalisiert über Apps und E-Mail-Newsletter ausspielen. Auch die Verknüpfung mit Social Media kann äußerst nützlich sein. In Kampagnen, die mit Gewinnspielen oder Rabattaktionen werben, fungieren die Nutzer sozialer Netzwerke oft freiwillig als Markenbotschafter und Multiplikator. Zudem ergänzen sich die Vorteile und Effekte der Digitalisierung hier mit den Dynamiken modernen Marketings. Die gewünschte Effizienzsteigerung führt zu nachhaltigeren Geschäftsprozessen, was das Unternehmen bewusst kommunizieren sollte. Damit wird die moderne Systemgastronomie den Kundenwünschen nach mehr ökologischer und sozialer Verantwortung gerecht. Die Digitalisierung birgt für sog. „Early-Adopter“ somit gleich einen doppelten Wettbewerbsvorteil.

Leichtere Abwicklung innergemeinschaftlicher Lieferungen

Innergemeinschaftliche Lieferungen sind auch in der Systemgastronomie üblich und beziehen sich meistens auf den grenzüberschreitenden Transfer von Lebensmitteln und Produkten zwischen verschiedenen Ländern der Europäischen Union. Sowohl die Organisation als auch die korrekte Abwicklung innergemeinschaftlicher Lieferungen ist durchaus komplex, da rechtliche und steuerliche Aspekte zu berücksichtigen sind. Auch hier hilft eine moderne EDV, in der alle betroffenen Bereiche wie der Einkauf und die Buchhaltung miteinander verknüpft sind und nahtlos Informationen austauschen können. Die integrierten Softwarelösungen stellen sicher, dass aktuelle gesetzliche Vorgaben eingehalten und die gesamten Vorgänge unter Berücksichtigung geltender Datenschutzrichtlinien dokumentiert werden. So können selbst kleine Betriebe den kompletten Einkauf, von der Bestellung über die Echtzeitverfolgung bis zur Versteuerung, rechtssicher und effizient verwalten.

Automatisierung und der Faktor Mensch

Die Automatisierung von Routineaufgaben, wie der Bestellannahme und einfachen Küchenabläufen, gibt den Mitarbeitern den benötigten Freiraum, um sich auf qualitativ hochwertigen Service und Kundeninteraktionen zu konzentrieren. Die Wahl der passenden Lösung sollte allerdings immer im Hinblick auf die eigenen Abläufe und Anforderungen der Kunden erfolgen. Jedoch gilt es, sich beim Ausschöpfen digitaler Möglichkeiten nicht nur auf technische Details beschränken. Die Gastronomie muss nämlich auch ihre Mitarbeiter in der richtigen Geschwindigkeit an neue Abläufe und Systeme heranführen, damit diese nicht überfordert werden. Dabei ist es sinnvoll, diese durch vorbereitende und begleitende Schulungen an digitale Arbeitsprozesse zu gewöhnen. Unternehmen sollten auch mögliche Befürchtungen wie Angst vor dem Jobverlust ernst nehmen und klar kommunizieren, dass digitale Tools die Mitarbeiter unterstützen und nicht ersetzen sollen.