Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, Personalsoftware einzusetzen, um Personalprozesse optimieren und managen zu können. Die Digitalisierung läuft derzeit auf Hochtouren. Diesem globalwirtschaftlichen Trend schließen sich Personalabteilungen vermehrt an und erledigen ihre Arbeit mittels einer Mitarbeiter-Software. Das ist innovativ, spart Zeit, Ressourcen und bietet zahlreiche Vorteile, nicht nur für die HR–Mitarbeiter/innen, sondern für jegliche Angestellte. HAUFE HR SERVICES bietet solch eine digitale Personalakte an.
Effizienter Arbeiten mittels Personal Management Software
Wer für das Personalwesen in einem Unternehmen zuständig ist, beschäftigt sich mit Fragen rund um Gehaltsabrechnungen, Lohnerhöhungen, Personalentwicklung, Urlaub der Mitarbeiter und viele weitere. Da gilt es den Überblick zu behalten, häufig gibt es unzählige Excel-Tabellen und Ordner, in denen die Personaldaten herumliegen. Dabei wird sich eine Automatisierung von zeitraubenden Aufgaben, mehr Ordnung und Fokus gewünscht. Gerade die Gastronomie-Branche hat ihre ganz eigenen Herausforderungen und muss ihre Betriebe immer am Laufen halten. Dabei gilt es, das Personal effizient einzusetzen, eine flexible Planung zu ermöglichen, die Umsätze und unnötige Kosten im Auge zu behalten. Natürlich ist kein Unternehmen verpflichtet, sich für die Führung ihrer Personalakten in digitaler Form zu entscheiden. Hierzu gibt es keine gesetzlichen Reglungen, wenngleich die Vorteile auf der Hand liegen.
Rechtliche Aspekte beachten
Der Einsatz einer Personal Management Software lohnt sich allemal. Allerdings gibt es hier ein paar rechtliche Faktoren zu beachten. So spielen zum Beispiel das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter/innen und der Datenschutz eine zentrale Rolle, das gleiche gilt für das Recht des Betriebsrates auf Mitbestimmung. Es dürfen demnach nur solche Informationen in der Personalakte landen, die auch tatsächlich in einem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Private Gegebenheiten haben hier nichts zu suchen. Dieser Punkt ist wichtig, damit sich die Angestellten auch nach der digitalen Umstellung sicher fühlen und ihre Daten geschützt wissen. Schließlich können Personalakten neben persönlichen Daten, wie Alter, Geschlecht und Familienstand auch sehr sensible Angaben zur Gesundheit oder Religionszugehörigkeit beinhalten.
Tipp: Das Scannen der unzähligen Dokumente für den digitalen Umstieg kann je nach Größe des Unternehmens auch geoutsourct werden. Hierfür gibt es spezielle Scandienstleister/innen und Anbieter/innen von digitalen Personalakten, welche diese Aufgabe übernehmen können.
Welche Vorteile bietet eine Personal Management Software?
1. Mehr Kapazitäten für die Personalabteilung: Routineaufgaben, die Zeit rauben, werden an die Personalsoftware ausgelagert. Es bleibt mehr Zeit für die Betreuung der Mitarbeiter/innen und die strategische Weiterentwicklung des Betriebs.
2. Bessere Einbindung der Angestellten in HR-Prozesse mittels Employee Self Service-Portale, zum Beispiel selbstständige Anlegung von personenbezogenen Daten, Urlaubsgenehmigungen starten, bei Weiterbildungen anmelden etc.
3. HR-Prozesse werden transparenter, was die Zufriedenheit der Belegschaft steigern kann. Ein Stück weg von dem „von oben verordnet-Prinzip„.
4. Akten, Dokumente etc. sind per Mausklick abrufbar und müssen nicht aus Ordnern und Regalen herausgesucht werden.
5. Die Verwaltungskosten reduzieren sich, da bei den Verwaltungsaufgaben die Software unterstützt.
Mit einer Personal Management Software und einem digitalen Dokumentenmanagement lassen sich eine schnell spürbare Steigerung der Produktivität und auf längere Sicht eine Verbesserung der Belegschaftszufriedenheit erreichen.