Was ist bei einer Registrierkasse für die Gastronomie wichtig zu wissen?

Als Ladenbesitzer muss jeder die gesetzlichen Anforderungen an Kassen erfüllen. Dies zu skizzieren ist oft nicht einfach. Denn seit 2017 müssen Sie als Unternehmer weitere Vorschriften und Pflichten beachten. Die „Kassenordnung“ schreibt vor, dass jedes Unternehmen, das Kassenbons an einer Registrierkasse registriert, eine Registrierkasse nachweisen muss. Die Regelungen traten bereits Anfang 2017 in Kraft. Der Zweck besteht darin, alle erhaltenen Barmittel leicht nachzuverfolgen und so die Steuerhinterziehung zu erschweren.

Welche Kassensysteme gibt es und wo sind die Unterschiede?

Es sind fünf unterschiedlichen Kassensystemtypen voneinander zu differenzieren:

• Elektronische Registrierkassen: Eine elektronische Registrierkasse ist vergleichbar mit einer Kassenschublade mitsamt Tasten zum manuellen Scannen von Preisen, Produktnummern oder Barcodes. Nach Eingabe aller Posten ermittelt die Kasse den kompletten Betrag, der gezahlt werden muss. Sodann bekommt der Mitarbeiter das Geld und kann diese in die Kassenschublade aufbewahren. Daher hängt die Richtigkeit der elektronischen Kassenaufzeichnungen von den Reinigungsarbeiten Ihrer Mitarbeiter ab. Leider kommt es bei dieser Art von Registrierkassen häufig zu Steuerhinterziehung, weshalb das Finanzamt die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) besonders gerne überwacht.
• POS-Kassensysteme: Das POS-Kassensystem ist ein auf die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Branchen zugeschnittenes System und kann mittels Hardware (Kassenterminals) oder Smartphones, PCs oder Tablets genutzt werden. Sämtliche Zahlungsvorgänge werden elektronisch in der internen Cloud gespeichert, sodass der Ladenbesitzer bei Bedarf entscheidende Daten an das Finanzamt exportieren kann. Das Kassensystem POS kann unkompliziert um zusätzliche Kassen nachgerüstet werden, sodass weitere Filialen mit derselben Software arbeiten können. Der Vorteil liegt beim Geldsparen. Preisänderungen an einer Stelle und interne Anpassungen überall im System vornehmen sind fortan möglich. Dadurch können beispielsweise falsche Nummern vermieden werden. Das Wichtigste ist jedoch, dass es Vertriebsinformationen für alle Filialen an einem zentralen Ort bereitstellen kann.
• iPad bzw. App-basierte Kassensystem: Im Gegensatz dazu ist das App-basierte Kassensystem, wie es von ready2order angeboten wird, möglicherweise die einfallsreiche Kassensystemlösung. Der ortsfeste Einzelhandel lässt sich mit Online-Geschäften zusammenbinden, Mobilität ist für viele Unternehmer eine bedeutende Begründung wegen unkomplizierter Instandsetzung und ohne Kabelgewirr. Mit dem iPad oder dem Smartphone können sich die Mitarbeiter frei im Verkaufsbereich bewegen und erfahren dabei alle nützlichen Informationen rund um das Produkt. Auch kundenbezogene Personenrabatte sind auf diese Weise jederzeit realisierbar. Das iPad oder das Smartphone kann nicht nur als Kasse, sondern ebenfalls als Auskunftsquelle und Mitarbeiter-Informant gelten. Nach dem Feierabend kann die App-basierte Kasse nach Hause mitgenommen werden oder in einem sicheren Versteck.
• Offene Ladenkasse: Offene Registrierkassen sind vielleicht die ältesten Registrierkassen und kommen noch oft in kleineren Unternehmen zum Einsatz. Anfang 2020 änderte sich die Kassensicherungsverordnung, wobei die offenen Ladenkassen weiterhin erlaubt bleiben. Zu beachten ist jedoch, dass jeder Unternehmer dazu verpflichtet ist, täglich den Inhalt der Kasse zu zählen und eine präzise Erfassung aller Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sowie die Ein- und Auszahlungen vorzunehmen.
• PC Kassen: Dieser Prozess ist sehr ähnlich wie bei den anderen Kassen-Arten. Allerdings besteht der Unterschied darin, dass das Produkt bereits in die Software eingegeben wurde, sodass keine manuelle Eingabe erforderlich ist. Die Kassensoftware und -hardware wird auf einem Computer installiert und in Betrieb genommen. Da auf Computern meist nur ein spezielles Betriebssystem arbeitet, muss sie mit der Kassensoftware abgeglichen werden. PC-Kassen sind in vielen Branchen obsolet, denn Maus, Tastaturen etc. dienen in stressigen Zeiten als nicht besonders vorteilhaft.

Registrierkassen – Zu beachtende Regeln

Übersteigt der Jahresumsatz 15.000 Euro oder der Barumsatz 7.500 Euro, sind alle Unternehmen verpflichtet, alle Transaktionen elektronisch zu erfassen. Auch Kreditkarten, Debitkarten und Gutscheine fließen in den Bargeldverkehr ein. Mit Wirksamwerden der Verpflichtung reicht die manuelle Erfassung der Quittung nicht mehr aus. Seit 2016 sind alle Unternehmen verpflichtet, Barzahlungsbelege an Kunden auszustellen und an Kunden auszuhändigen. Dasselbe zählt für Unternehmen, welche unterhalb der Umsatzgrenze liegen. Der Kunde hat die Quittung entgegenzunehmen und muss diesen bis zum Verlassen des Geschäfts aufheben. Es darf die Quittungsannahme nicht verweigert werden. Bedeutend ist, dass die Kunden darauf hingewiesen werden, den Kassenbon mitzunehmen. Obwohl der Kunde keine Bestrafung zu erwarten hat, hat er indessen eine Mitwirkungspflicht.

Um im Nachgang Manipulationen zu vermeiden, muss die Registrierkasse ab 2017 nach § 131b Abs. 2 mit technischen Sicherheitseinrichtungen ausgestattet sein. Bargeldtransaktionen werden durch elektronische Signaturen über sichere Geräte verknüpft. In jedem Fall sind die hierfür aufgestellten Regelungen zu beachten. Notwendig ist, eine Sicherheitsgeräteschnittstelle mit einer Signaturerstellungseinheit einzurichten. Darüber hinaus sind die Kassenidentifikationsnummer sowie der Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 wichtig. Dieses Zertifikat muss jedes Unternehmen haben.

Wie geht es zeitgemäßer?

Solange elektronische Registrierkassen alle gesetzlichen Anforderungen und Sicherheitsvorschriften erfüllen, spielt es keine Rolle, ob sie in Kleinunternehmen eingesetzt werden. Allerdings ist ihr Funktionsumfang sehr eingeschränkt, und wenn eine Doppelbuchung erforderlich ist, ist mehr Zeit erforderlich. Daher sind sie gerade in großen Unternehmen nicht mehr die neueste Version effektiver Arbeit. Eigentlich können moderne Kassensysteme mithilfe von unterschiedlichen Schnittstellen mit anderen Abteilungen besser arbeiten und unterstützen, Unternehmensprozesse zum Positiven zu verändern und auszuwerten.

Die Kasse vereinfacht vor allem die Buchhaltung und Lagerhaltung und kann Unternehmer mit aussagekräftigen Analysen über den aktuellen Stand ihrer Finanzen informieren. Darüber hinaus können diese Kassensysteme auch für Marketingzwecke durch das Kundenmanagement genutzt werden.

Wer auf der Suche nach einem neuen System ist, sollte sich eher für ein vernünftiges Kassensystem entscheiden als für modernere Kassen.