E-Rechnungspflicht 2027: Was Gastronomiebetriebe in Deutschland jetzt wissen müssen

Die Digitalisierung der Gastronomie schreitet weiter voran. Eine wichtige Veränderung betrifft dabei die Rechnungsstellung: Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, wird für immer mehr Unternehmen in Deutschland zur Pflicht. Auch Restaurants, Hotels, Cafés, Caterer und andere gastronomische Betriebe müssen sich rechtzeitig auf die neuen gesetzlichen Anforderungen einstellen. Besonders das Jahr 2027 ist dabei ein wichtiger Meilenstein.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Gastronomen?

Die E-Rechnung ist mehr als eine gewöhnliche Rechnung im PDF-Format. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Datenformat, das automatisch von Buchhaltungs- und Finanzsystemen verarbeitet werden kann. Zu den bekannten Formaten gehören beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD.

Für gastronomische Unternehmen bedeutet das eine Umstellung bisheriger Abläufe. Rechnungen an Geschäftskunden, beispielsweise für Cateringveranstaltungen, Firmenfeiern, Hotelübernachtungen oder größere Veranstaltungsbuchungen, müssen künftig den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen Rechnungen an Unternehmen (B2B) und Rechnungen an Privatkunden (B2C). Die neue Pflicht betrifft grundsätzlich den inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Für klassische Bewirtungsrechnungen an private Gäste entsteht dadurch keine allgemeine E-Rechnungspflicht.

Ab wann gilt die Pflicht?

Die Einführung erfolgt stufenweise:

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen.

• Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich.

Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen aufgrund der Übergangsregelung noch bis Ende 2027 Papier- oder andere Rechnungen verwenden.

Eine wichtige Ausnahme betrifft Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto. Diese dürfen weiterhin in der bisherigen Form ausgestellt werden.

Welche gastronomischen Betriebe sind besonders betroffen?

Vor allem Restaurants und Hotels mit einem hohen Anteil an Geschäftskunden sollten sich vorbereiten. Dazu gehören beispielsweise Caterer, Eventgastronomen, Betriebskantinen und Hotels mit Firmenkunden.

Besonders bei größeren Veranstaltungen, Hochzeitsfeiern mit Firmenauftrag, Weihnachtsfeiern oder regelmäßigen Bewirtungsverträgen können schnell Rechnungsbeträge entstehen, bei denen die neuen Vorschriften greifen.

Auch Anzahlungs- und Schlussrechnungen sollten bei der Umstellung berücksichtigt werden.

Wer sich intensiver mit den konkreten Anforderungen beschäftigen möchte, findet weitere Informationen im Beitrag Wann Gastronomen ab 2027 eine E-Rechnung schicken müssen.

Jetzt die Buchhaltung fit für 2027 machen

Für Gastronomen empfiehlt es sich, bereits jetzt das eigene Kassensystem und die Buchhaltungssoftware zu überprüfen. Können die vorhandenen Programme E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen? Lassen sich eingehende Rechnungen digital archivieren und weiterverarbeiten?

Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sollte frühzeitig abgestimmt werden. Eine rechtzeitige Vorbereitung verhindert unnötigen Stress zum Jahreswechsel und reduziert das Risiko fehlerhafter Rechnungen.

Die E-Rechnungspflicht ist ein weiterer Schritt in Richtung digitaler Gastronomie. Wer seine Abläufe rechtzeitig anpasst, kann die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig die eigene Verwaltung effizienter gestalten.